Was Selbstständige und kleine Unternehmen in Deutschland beachten müssen, wenn der Kunde in Wien, Paris oder Madrid sitzt, und welche Zahlungswege sich lohnen.
Das Wichtigste
- Wer Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten erbringt, braucht eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und meldet diese Umsätze in der Zusammenfassenden Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern.
- Die Rechnung an einen Unternehmer in einem anderen Mitgliedstaat trägt beide USt-IdNrn. und den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a UStG).
- Alle Banken in der EU müssen ihren Kunden das Senden und Empfangen von Echtzeitüberweisungen anbieten, so die Bundesbank.
Eine Rechnung an einen Geschäftskunden im EU-Ausland geht in der Regel ohne deutsche Umsatzsteuer raus. Der Kunde schuldet die Steuer in seinem Land, die Rechnung nennt beide USt-IdNrn. und den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, und der Umsatz landet in der Zusammenfassenden Meldung. Bezahlt wird per Überweisung, Karte oder Zahlungslink.
So weit die Theorie. In der Praxis scheitern Auslandsrechnungen an drei Stellen: an einer fehlenden USt-IdNr., an einer Rechnung ohne die Pflichtangaben und an einem Zahlungsweg, der Gebühren auf beiden Seiten kostet.
Hier ist, was 2026 gilt, mit den Stellen, an denen es hakt.
Die Umsatzsteuer: wer sie schuldet, hängt vom Kunden ab
Für Dienstleistungen zwischen Unternehmen innerhalb der EU gilt das Prinzip der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Das deutsche Gesetz regelt die Gegenrichtung in § 13b UStG: Kauft ein Unternehmen in Deutschland eine sonstige Leistung von einem im Ausland ansässigen Unternehmer, schuldet es die Steuer selbst. Spiegelbildlich schuldet der Kunde in Österreich oder Frankreich die Steuer, wenn ein deutscher Selbstständiger für ihn arbeitet.
Die Voraussetzung dafür ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Das Bundeszentralamt für Steuern stellt klar, dass Unternehmen, die innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen erbringen oder erhalten, für die Abwicklung eine USt-IdNr. benötigen. Die gemeldeten Umsätze aus der Zusammenfassenden Meldung gleicht das Amt mit den Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Wer die Nummer nicht hat, kann die Rechnung nicht korrekt stellen und fällt im Zweifel auf die deutsche Umsatzsteuer zurück.
Wer ein Geschäft erst aufbaut, findet auf dieser Seite einen Überblick darüber, welche Strukturen eine GbR früh braucht, bevor die erste Auslandsrechnung ansteht.
Was auf der Rechnung ins EU-Ausland stehen muss
§ 14a UStG verlangt für diese Rechnungen zwei Dinge: die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und die des Leistungsempfängers sowie die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Ein Umsatzsteuerbetrag steht nicht auf der Rechnung. Die Rechnung ist bis zum 15. Tag des Monats auszustellen, der auf den Monat der Leistung folgt.
Drei weitere Angaben sind keine Pflicht, sparen aber Wochen: die Währung, das Zahlungsziel und der Zahlungsweg. Ein Kunde, der erst nach einer IBAN fragen muss, zahlt später als einer, der einen Link anklicken kann.
Die Zusammenfassende Meldung folgt dann aus der Rechnung. Wer sie vergisst, bekommt Post vom BZSt, weil der Abgleich mit der Voranmeldung nicht aufgeht.
Überweisung, Karte oder Zahlungslink: vier Wege verglichen
Innerhalb des Euroraums ist die SEPA-Überweisung der Standard. Die Bundesbank hält fest, dass alle Banken in der EU ihren Kunden das Senden und Empfangen von Echtzeitüberweisungen anbieten müssen. Das Geld ist damit in Sekunden auf dem Konto, nicht erst am nächsten Werktag. Außerhalb des Euroraums kommen Korrespondenzbanken, Gebühren und Wechselkurse ins Spiel.
| Weg | Wann das Geld da ist | Wo die Kosten liegen | Was der Kunde braucht |
|---|---|---|---|
| SEPA-Überweisung | Nächster Werktag | Meist kostenlos für beide Seiten | Ihre IBAN und den Betrag |
| Echtzeitüberweisung | Sekunden | Je nach Bank des Kunden | Ihre IBAN, Freigabe in der App |
| Kartenzahlung über Zahlungslink | Sofort | Ein Prozentsatz, den Sie tragen | Eine Karte oder ein Wallet |
| Rechnung mit Bezahl-Button | Sofort nach dem Klick | Ein Prozentsatz, den Sie tragen | Nur die E-Mail |
Für große Beträge zwischen Unternehmen bleibt die Überweisung die erste Wahl. Für kleine Rechnungen, Privatkunden und Kunden außerhalb des Euroraums gewinnen Link und Button, weil sie die Stufe „Kunde öffnet seine Bank“ streichen.
Drei Punkte vor der ersten Auslandsrechnung
- Die Währung. Ein Angebot in Euro, das mit einer Karte in Pfund bezahlt wird, bedeutet irgendwo eine Umrechnung. Legen Sie fest, wer sie trägt.
- Die Gebühren. Eine Überweisung von außerhalb des Euroraums kann um die Gebühr der Zwischenbank gekürzt ankommen. Schreiben Sie in das Angebot, dass der Rechnungsbetrag der Betrag ist, den Sie erwarten.
- Das Zahlungsziel und der Weg. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen per Überweisung oder über den beigefügten Link“ beendet die Diskussion, bevor sie beginnt.
Stehen diese drei Punkte im Angebot, ist der Rest Verwaltung.
Ein Konto für Rechnung, Zahlung und Auszahlung
Whop, eine Business-Plattform zum Annehmen von Zahlungen und Senden von Auszahlungen, deckt die beiden unteren Wege der Tabelle aus einem Konto ab. Sie legen einen Preis an, schicken einen Zahlungslink oder eine Rechnung mit Bezahl-Button, und der Kunde zahlt per Karte, Wallet oder einer von mehr als 100 Zahlungsmethoden in 195 Ländern und über 135 Währungen. Kunden mit monatlichem Vertrag werden als Abonnement abgerechnet, abgelehnte Karten werden automatisch erneut belastet.
Die Gebühren sind in US-Dollar veröffentlicht. Inländische Karten kosten 2,7 % + 0,30 $ pro erfolgreicher Transaktion, internationale Karten 1,5 % mehr, und die Währungsumrechnung 1 % zusätzlich, wenn sie anfällt. Ein Unternehmen in Deutschland rechnet daher mit dem internationalen Satz. Bei einer Rechnung über 1.000 $, die per Karte bezahlt wird, sind das 42,30 $, mit Umrechnung 52,30 $. Auszahlungen erreichen mehr als 200 Länder, der Support ist rund um die Uhr per Telefon, Chat und E-Mail erreichbar.
Eine Grenze gehört dazu: Die Gebührentabelle gibt es nur in Dollar, eine Euro-Preisliste zum Vergleich mit der Hausbank fehlt.
Mehr Details? Whop Network
Rechnungen ins EU-Ausland: häufige Fragen
Muss ich auf eine Rechnung an ein Unternehmen in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?
In der Regel nicht. Bei Dienstleistungen zwischen Unternehmen in der EU schuldet der Leistungsempfänger die Steuer in seinem Land. Die Rechnung nennt beide USt-IdNrn. und den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, ein Steuerbetrag steht nicht darauf. Voraussetzung ist, dass beide Seiten eine gültige USt-IdNr. haben.
Wo beantrage ich die USt-IdNr.?
Beim Bundeszentralamt für Steuern. Die Nummer ist Voraussetzung dafür, dass innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen umsatzsteuerfrei abgewickelt werden können. Das Amt gleicht die Umsätze aus der Zusammenfassenden Meldung später mit den Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab, deshalb sollten Rechnung und Meldung dieselben Zahlen tragen.
Bis wann muss die Rechnung ins EU-Ausland gestellt sein?
Nach § 14a UStG bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Wer am Tag der Lieferung abrechnet, hat die Frist ohnehin eingehalten und bekommt das Geld früher.
Was kostet eine Kartenzahlung aus dem Ausland?
Das hängt vom Anbieter ab. Bei Whop, einer Business-Plattform zum Annehmen von Zahlungen und Senden von Auszahlungen, sind die Gebühren in Dollar veröffentlicht: 2,7 % + 0,30 $ pro Transaktion bei inländischen Karten, plus 1,5 % bei internationalen Karten und 1 % bei Währungsumrechnung. Eine Rechnung über 1.000 $ per internationaler Karte kostet 42,30 $, mit Umrechnung 52,30 $.
Kommt eine Echtzeitüberweisung aus Frankreich wirklich in Sekunden an?
Ja, wenn die Bank des Kunden sie anbietet, und dazu sind nach Angaben der Bundesbank alle Banken in der EU verpflichtet. Der Kunde gibt die Überweisung in seiner App frei, das Geld ist Sekunden später auf dem Konto. Für Kunden außerhalb des Euroraums gilt das nicht, dort laufen Zahlungen weiter über Korrespondenzbanken.
